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個人情報保護方針

現代社会に於いて個人情報の紛失、漏えい等の問題や情報セキュリティ上の問題が頻繁に発生しており、組織での対応すべき仕組み作りの必要性が求められています。


当社では、ガス・水道等の公営企業向けシステムの開発・販売を主体とした事業展開の中でデータ移行等の際に各事業体から預託される個人を認識しうる情報、お取引様情報及び、社員情報(以下「個人情報」(当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む)といいます。)を適切に保護することが当社の社会的責務と考え、平成16年に個人情報保護のためJIS規格(JIS Q 15001:2017)に準拠したマネジメントシステムを確立し、プライバシーマークを取得。社員にその周知徹底を図り、個人情報の取扱いに際しそれらを遵守させ、個人情報の保護に努めてまいります。


(1)

当社は、当社事業で取り扱う個人情報及び従業員等の個人情報に関して、個人情報の保護に関する法律、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。

(2)

当社は、従業員に対する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取扱う管理責任者を置き、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、個人情報の取得、利用及び提供にあたり、目的外利用を行わないこと及びそのための措置を講じることを、その目的・規模に応じ、適切かつ安全に行います。

(3)

当社は、前項の措置により取得した個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。

(4)

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の発生を未然に防止するために、適切な情報セキュリティ対策及び是正処置を実施します。

(5)

当社は、個人情報保護に関する苦情及び相談の体制を確立し、これらに迅速に対応します。

(6)

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善します。

2004年09月01日制定

2024年03月11日最終改定

株式会社マイシステム

代表取締役 伊田 博

各種処理の受付・お問合わせ・苦情

株式会社マイシステム

個人情報管理責任者 竹石 創

〒950-0145

新潟県新潟市江南区亀田早通字川根3030

TEL 025-250-1630

FAX 025-250-1631

個人情報の取り扱いについて

株式会社マイシステムは、個人情報を提供されるすべての方々の個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取り扱いについて以下の通り定め、個人情報の保護に努めます。

1.個人情報取扱事業者の名称

株式会社マイシステム

2.個人情報の定義

個人に関する情報で、該当情報に含まれる氏名・生年月日その他の記述などによって、特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別できることとなるものを含む)を個人情報(当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報を含む)といいます。

3.個人情報の管理体制

当社は、個人情報の取扱いに関する社内規程を定め、当社個人情報の取扱いの責任者となる個人情報保護管理者のもと、個人情報の管理体制を整備しています。

4.当社が取扱う個人情報

当社がお客様、お取引先様や協力企業様等(以下「お客さま等」といいます)からお預かりする個人情報は次のとおりです。

(1)

お客さま等ご自身に関わる個人情報

(2)

当社の役員・従業員およびその家族の個人情報

(3)

受託業務においてお預かりする個人情報

(4)

採用選考や企業説明会においてお預かりする個人情報

5.個人情報の利用目的

当社は、お預かりした個人情報を以下の利用目的の達成に必要な限度において利用いたします。利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行いません。

5.1 お客さま等ご自身に関わる個人情報の取扱い

利用目的について

(1)

お客さま等へのご請求・お支払等の業務処理、契約関係処理および業務上のご連絡

(2)

お客さま等からのお問い合わせ・ご依頼への対応

(3)

当社の商品、サービスのご案内

(4)

当社が主催、協賛する展示会などへのご案内

(5)

お客さま満足度調査等のアンケートのご依頼

(6)

年賀状、人事・事務所など異動のご案内

(7)

その他、お客さま等に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的での利用

第三者への提供について

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客さま等の個人情報を第三者へ開示または提供しません。

(1)

ご本人の同意がある場合

(2)

法令に基づき開示・提供を求められた場合

個人情報の預託について

当社は、当社がお預かりしたお客さま等の個人情報を主にご連絡・郵送・商品配送などの利用目的の遂行上必要となる場合、社外に預託する場合があります。

委託先は、当社の安全管理基準を満たした委託先を選定しています。

共同利用について

当社は、当社がお預かりしたお客さま等の個人情報の共同利用は現在ありません。(2022年4月1日現在)。

今後の事業運営において上述の共同利用を行う場合は、遅滞なく公表いたします。

5.2 当社の役員・従業員およびその家族の個人情報の取扱い

当社は、当社の役員および従業員(社員、嘱託、契約社員、アルバイト、出向受入社員、派遣社員)、もしくは、当社の採用応募者等および退職者(以下、「社員等」といいます)の個人情報を以下のとおり取扱います。


利用目的について

(1)

採用選考に関する業務、入社手続き

(2)

雇用管理、勤務管理、賃金管理

(3)

法令等に基づく届け出・報告・資料作成

(4)

福利厚生、安全衛生管理

(5)

教育・研修及び、社内情報の安全管理資料作成

(6)

緊急連絡

第三者への提供について

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、社員等の個人情報を第三者へ開示または提供しません。

(1)

ご本人の同意がある場合

(2)

法令に基づき開示・提供を求められた場合

個人情報の預託について

当社は、当社がお預かりした社員等の個人情報を主に役所・税理士・金融機関・健診機関など、利用目的の遂行上必要となる場合、社外に預託する場合があります。

上述に加えて、当社は、当社がお預かりした社員等の個人情報を主にご連絡・郵送などの利用目的の遂行上必要となる場合、社外に預託する場合があります。

何れも委託先は、当社の安全管理基準を満たした委託先を選定しています。

共同利用について

当社は、お預かりした社員等の個人情報の共同利用は現在ありません。(2022年4月1日現在)。

今後の事業運営において上述の共同利用を行う場合は、遅滞なく公表いたします。

5.3 受託業務においてお預かりする個人情報の取扱い

利用目的について

当社は、お客さまからお預かりした個人情報をソフトウェアの設計・開発、提供及びサポートサービス(システム導入、保守、教育・訓練、データ移行)等、当社のお客様から委託された範囲の情報処理を目的として取扱います。

第三者への提供について

当社は、お客さまからお預かりした個人情報を第三者へ提供することはありません。

個人情報の預託について

当社は、受託業務遂行の為に、お預かりした個人情報の取扱い業務を社外に預託する場合があります。

この場合、当社は、十分な個人情報の保護水準を満たしている企業を選定し、お客様等のご了解をいただいた上で預託します。

また、法令および当社の基準に則り適正な安全管理措置の徹底を図るとともに、適切な監督を実施します。

また、預託終了後は、お預かりした個人情報を預託先から回収します。

上述に加えて、当社がお預かりした個人情報を主に郵送・配送などの利用目的の遂行上必要となる場合、社外に預託する場合があります。

委託先は、当社の安全管理基準を満たした委託先を選定しています。

共同利用について

当社は、お預かりした個人情報の共同利用は現在ありません。(2022年4月1日現在)。

今後の事業運営において上述の共同利用を行う場合は、遅滞なく公表いたします。

5.4 採用選考や企業説明会で収集する個人情報の取扱い

利用目的について

履歴書・成績証明書・卒業見込証明書、また中途採用時にあっては業務経歴書などの情報提供を、お願いしております。

ご提供頂いた個人情報は、採用選考のみに利用させて頂きます。

なお、採用選考後に採用、ご入社となった場合は、ご提供頂いた個人情報は、弊社人事情報として登録させて頂くこととなりますので、ご了承下さい。

また、採用選考後に不採用の場合は、送付頂いた履歴書・業務経歴書等は返却いたします。

第三者への提供について

当社は、ご提供頂いた個人情報を、第三者へ提供することはいたしません。

個人情報の預託について

当社は、ご提供頂いた個人情報を、外部へ預託することはいたしません。

共同利用について

当社は、ご提供頂いた個人情報を、共同利用はいたしません。

6.目的外利用について

前記以外の目的で個人情報を利用する目的が生じた場合には、法令により許される場合を除き、その利用について、事前にご本人様に明示し、同意を得るものといたします。

7.個人情報のご本人様へのアクセスについて

「5.個人情報の利用目的」に記載された目的を達成する為に、電話、FAX、電子メール、郵便、宅配便等を利用して、ご連絡、ご案内、資料の送付等を行う場合があります。

8.開示等の求めに応じる手続き

当社が取扱う個人情報のうち、「保有個人データ(開示対象個人情報)」に該当するもの(「4.当社が取扱う個人情報」のうち、(3)以外が該当します。)の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び、第三者提供記録の開示等)をお求めの際は、下記の個人情報管理責任者宛に郵送又は電話のいずれかの方法にてご連絡ください。『個人情報開示等請求書』(以下「開示請求書」という。)を送付させていただきます。

開示請求書の内容をご確認いただき、項目に従って記入し、当社の定める本人確認書類を添付の上、後述する個人情報管理責任者宛に郵送にてお送りいただけますようお願い申し上げます。

なお、利用目的の通知又は開示を行う手続きに関して手数料は徴収いたしません。(2022年4月1日現在)。

9.個人情報の安全管理について

当社は、個人情報の取扱いについて、プライバシーマークの要求事項に準拠した管理を実施しております。

組織的安全管理措置

(1)組織体制の整備
管理責任者、監査責任者、各部門長を任命し運用

(2)規程の制定および規程に従った運用
個人情報方針に基づく個人情報保護マニュアル・規程の策定および運用

(3)個人情報取扱い台帳の整備
各業務部門単位に情報のライフサイクルに応じた個人情報一覧表管理

(4)安全管理措置の評価、見直しおよび改善
取扱い者による自主点検、内部監査およびマネジメントレビューによる改善

(5)個人情報に関する事故、違反への対処
対策本部の設置および違反者への法的措置

人的安全管理措置

(1)個人情報を取扱う際の機密保持
従業員との誓約書の取り交わし
協力会社との機密保持契約(又は個人情報保護に関する条項を含む契約)の締結

(2)従業者に対する教育・訓練
座学・eラーニング等による全員教育の実施

物理的安全管理措置

(1)入退館(室)管理の実施
セキュリティレベルに応じた入退室管理の実施

(2)盗難等に対する対策
機密書類・媒体の施錠保管、移送時の管理策の実施

(3)情報機器の物理的な保護
情報機器・セキュリティレベルに応じた停電・防災対策の実施

技術的安全管理措置

(1)アクセスの識別と認証
ID、パスワードによる個人認証

(2)アクセス制御
アクセス者の最少化の実施

(3)アクセス権限の管理
職務に応じたアクセス範囲と権限設定の管理

(4)アクセス記録
作業記録、アクセスログの取得と保管

(5)情報システムに対する不正ソフトウェア対策
ウイルス対策ソフトとセキュリティパッチの適用

(6)移送、通信時の対策
移送媒体のパスワードロックおよび電送化、通信におけるVPNの利用

(7)情報システムの監視
アクセスログの監視および作業記録との照合

委託先の監督

(1)定期的な委託先選定基準の見直し及び、委託先の再評価

10.匿名加工情報及び仮名加工情報の取り扱いについて

当社は、個人情報の利活用を目的とした個人情報保護法で定義される「匿名加工情報」及び「仮名加工情報」の作成及び取得は、現在ありません。(2022年4月1日現在)。

今後の事業運営において上述の情報を取り扱う場合は、遅滞なく公表いたします。

11.個人関連情報について

当社は、個人情報保護法で定義される「個人関連情報」(生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいいます。)のうち、当社ホームページで取得するCookie(クッキー)等について以下のようにクッキーポリシーを定めます。

Cookie(クッキー)ポリシー

(1)Cookieの利用
Cookie(クッキー)とは、サイトにアクセスした際にブラウザに保存される情報です。弊社が管理するウェブサイトにおいては、お客様により便利にサイトを閲覧していただくため、当社サイトの継続的な改善のためCookieを利用しております。
(当社では俗にファーストパーティーCookieと呼ばれる閲覧履歴やログイン状態の維持のために利用される個人を特定しない情報を利用しています。当社では行動履歴を収集し、広告配信などに利用するサードパーティーCookieは利用していません)。

(2)利用目的
収集した情報をウェブサイトのパフォーマンス改善や、お客様の閲覧時の利便性向上のために利用しています。

(3)無効にする方法
お使いのブラウザの設定を変更することで、Cookieを無効にすることができます。この場合、一部のウェブサイトの機能が使用できなくなる、一部のページが正しく表示されなくなる場合があります。ブラウザの設定を変更される方は、使用しているブラウザの公式サポートサイトをご参照ください。

(4)Googleアナリティクスについて
弊社が管理するウェブサイトにおいては、本サイトの継続的な改善のためGoogleによるアクセス解析ツールGoogleアナリティクスを使用しております。Googleアナリティクスではデータの収集のためCookieを使用しております。このデータは匿名で収集されており、個人は特定されません。この機能はCookieを無効にすることで収集を拒否することができますので、お使いのブラウザの設定をご確認ください。

12.個人情報の外国第三者提供について

当社は、個人情報の外国第三者提供は、現在ありません。(2022年4月1日現在)。

今後の事業運営において上述の提供を行う場合は、遅滞なく公表いたします。

13.個人情報に関するお問合わせ先

個人情報に関する具体的なご質問、ご相談、苦情につきましては、下記で受け付けております。

〒950-0145

新潟県新潟市江南区亀田早通字川根3030

株式会社マイシステム

個人情報管理責任者 竹石 創

TEL 025-250-1630

FAX 025-250-1631

認定個人情報保護団体について

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である以下の団体の会員となっております。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情解決の連絡先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

認定個人情報保護団体事務局

〒106-0032

東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内

TEL1 03-5860-7565

TEL2 0120-700-779

※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています

※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません